Organizar um evento pode ser uma tarefa desafiadora, mas com o planejamento certo, você pode garantir que tudo ocorra sem problemas. Esse passo-a -passo vai ajudá-lo a organizar um evento de sucesso:
1. Estabeleça objetivos claros: Antes de começar a planejar, defina os objetivos do evento. Atrair prospects? Fortalecer a marca? Lançamento de produto/serviço? Treinamento ou convenção com colaboradores ? Um evento corporativo precisa de um objetivo bem definido para que as ações sejam bem direcionadas.
2. Conheça o seu público-alvo: Entender quem são os participantes esperados ajudará a personalizar o evento para atender às suas necessidades e interesses.
3. Defina um orçamento: Determine quanto você pode gastar e aloque fundos para cada aspecto do evento, como local, comida, entretenimento, marketing, etc.
4. Escolha uma data e local apropriados: Considere a disponibilidade do seu público-alvo, a capacidade do local, facilidade de acesso e estacionamento, e outros fatores relevantes. Eventos planejados com mais antecedência tem maior chance de sucesso pois haverá tempo para que o público interessado possa colocar seu evento na agenda, se preparar e até convidar outras pessoas para participar.
5. Elabore um plano de logística detalhado: Isso inclui horários, cronogramas, equipamentos necessários, fornecedores, etc. Certifique-se de ter um plano de backup para imprevistos. Sim imprevistos acontecem em quase 100% dos eventos, e ter um especialista em eventos na equipe vai garantir que o imprevisto seja minimizado e muito provavelmente não seja notado pelos seus convidados.
6. Promova o evento: Use uma variedade de canais de marketing, como mídias sociais, e-mail marketing, anúncios pagos, etc. Não se esqueça de incluir informações claras sobre como se inscrever ou participar.
O que não é visto não é lembrado certo? Outro motivo para antecipar o planejamento do seu evento: divulgação de médio prazo faz com que a ideia se fixe na cabeça das pessoas. Apenas 1 ou 2 posts, um convite via e-mail ou mensagem podem não ser suficientes para despertar o interesse do seu público.
7. Garanta uma boa experiência para os participantes: Isso inclui fornecer um registro fácil, criar uma atmosfera acolhedora, oferecer comida e bebida de qualidade, e garantir que haja pessoal disponível para ajudar os participantes. Os gestores devem estar presentes sempre que possível e , dependendo do tipo de evento, equipes técnicas e de vendas deverão permanecer disponíveis durante todo o evento para atendimento dos convidados.
8. Considere a segurança: Certifique-se de ter planos de contingência para emergências, como evacuação de emergência, primeiros socorros, etc.
9. Solicite feedback: Após o evento, peça aos participantes que forneçam feedback para que você possa aprender com a experiência e melhorar eventos futuros.
10. Avalie o sucesso do evento: Compare os resultados com os objetivos estabelecidos inicialmente e identifique áreas que foram bem-sucedidas e aquelas que podem ser melhoradas. Nem sempre será possível avaliação de ROI imediato, mas a avaliação a longo prazo pode te trazer as respostas que necessita para o lançamento de outros eventos.
Seguindo essas dicas e adaptando-as de acordo com as necessidades específicas do seu evento, você estará bem encaminhado para organizar um evento de sucesso.
Elaine Rogeri
Assessora de eventos corporativos