As empresas tiveram que repensar suas reuniões, workshop, feiras, lançamentos e demais atividades que promovem o contato físico das pessoas
Mas essa fase vai passar, voltaremos todos ao trabalho e teremos de retomar projetos . Se sua equipe está trabalhando em home office pode aproveitar para pesquisar , fazer contato com fornecedores, reuniões por vídeo , enfim passar por toda a fase de briefing, pesquisa, planejamento sem sair de casa ! Quando retornar ao escritório já estará com um bom caminho andado, evitando assim correria e atropelos , o que fatalmente leva a escolhas equivocadas.
Abaixo, segue parte de um artigo postado anteriormente, mas que serve de orientação neste momento.
Para o bom andamento da organização de um evento não basta fazer um check-list dos fornecedores necessários, pesquisar, fechar os contratos e aguardar, acreditando que todos os fornecedores saberão exatamente o que fazer e entregarão aquilo que foi contratado sem contratempos.
Uma assessoria especializada na organização de eventos é essencial se você não deseja passar grande parte dos dias que antecedem seu evento correndo atrás dos fornecedores ou pior, ter como resultado um evento de baixa qualidade, com falha na organização, serviços confusos e mal prestados , que trará como resultado uma péssima experiência aos seus convidados .
Para aqueles que preferem cuidar da organização por conta própria aqui vão apenas algumas dicas do que deve ser esclarecido com alguns fornecedores antecipadamente ( não adianta tentar resolver esses pontos no momento da montagem do evento ok!)
Pergunte a todos os seus fornecedores:
1. Quanto ainda devo e quando são as datas para pagamento?
Compare cuidadosamente suas anotações com as do fornecedor, veja se ele está controlando na mesma forma que você e coloque tudo a limpo.
2. Quem é a pessoa responsável pelo serviço no dia do evento? Qual a melhor maneira de falar com ela?
Faça uma lista de todos os fornecedores com o nome, um número de telefone com acesso ao WhatsApp, e até mesmo um segundo número de telefone, de emergência, para ligar, caso você não consiga contato. Ainda que você prefira tratar as coisas por e-mail, no dia do evento será muito mais fácil resolver por telefone, seja via mensagem ou em uma chamada. Muitas vezes o fornecedor está tratando com você, mas tem um responsável que irá comparecer ao evento no dia. Fique atento a isso.
3. Você tem todo o equipamento que precisa?
Certifique-se de cada item necessário, faça um check-list junto ao fornecedor e veja se pode ajudar de alguma forma. Todo cuidado é pouco!
4. Pergunte aos seus fornecedores de estandes, mobiliário e cenografia:
"Como está o andamento do meu projeto? Quanto tempo ainda falta para finalizar"?
Querer saber estes detalhes não tem nada de errado, viu? Você só quer ter certeza de que seus fornecedores estão no caminho certo e de que não te deixarão na mão. Essa resposta serve, na verdade, para te tranquilizar nesse momento tão estressante. Você deve confiar em seus fornecedores, mas se houver qualquer dúvida ou insegurança, essa é a hora de resolver!
Você precisa de uma confirmação exata de que os itens que você escolheu estão disponíveis para o seu evento, ou que há uma opção alternativa bem próxima. Você pode ter falado o que você queria para o seu evento com seus fornecedores há meses, mas um pouquinho antes do evento você deve verificar para saber que o que você quer está disponível. Caso algum dos itens não esteja disponível, mantenha a calma e pergunte ao seu fornecedor como ele pensa em resolver, se há itens similares e fique por dentro de tudo.
Pergunte ao seu fotógrafo e equipe de filmagem
Quanto tempo vamos levar para tirar as fotos da minha lista? Sim você deve ter uma lista!
Você precisa saber quanto tempo seu fotógrafo e equipe de filmagem levarão para registrar todas as pessoas, espaços, detalhes e momentos que você quer. Há fotógrafos que são muito experientes, bem organizados e estão acostumados a diferentes modelos de eventos, mas não custa perguntar para se certificar. Esta informação será útil quando você estiver preparando a agenda do dia do evento.
Pergunte a equipe do buffet
Quanto tempo vai demorar para montar e desmontar o local da festa?
Muitas vezes o buffet faz parte da casa, mas lembre-se de que essa obrigatoriedade configura venda casada e é crime, viu? Caso você feche os dois serviços por livre e espontânea vontade, essa preocupação acaba sendo desnecessária. Mas, caso você feche o buffet separado, é importante saber quanto tempo a equipe precisa para montar e desmontar o serviço para entregar o local limpinho. Você precisará desta informação para organizar o cronograma do dia do evento, a chegada de outros fornecedores, como os de bebida ou o DJ. Além disso, é bom saber a hora do jantar para pedir ao DJ uma mudança no estilo de música, por exemplo.
Pergunte ao seu decorador
8. Posso ver uma amostra do arranjo das mesas?
Você precisa se certificar de que suas flores serão sim parecidas com o que você imaginou que seriam ou bem próximas do que você imaginou. A maioria dos floristas encomenda as flores com uma ou duas semanas de antecedência, então, no encontro final, eles devem estar com pelo menos um arranjo pronto para você aprovar. Se a prova não estiver como você pediu, ainda há tempo para mudar e escolher outras flores.
É muita informação !!! Não tenho alguém especializado na minha equipe !! E agora ?
Sim, são muitos itens a serem resolvidos e essas perguntas podem te livrar de uma porção de problemas. Mas, se você não tem alguém especializado em sua equipe, que tal recorrer a uma assessoria ou cerimonial? Lembre sempre que um evento bem ou mal organizado tem o mesmo custo, o que vai variar com certeza é o retorno e a imagem que você vai deixar para seus clientes ou visitantes.